宁夏邮政基本建设项目档案资料管理办法

邮政基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的，应当归档保存的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料和资料．为了做好邮政基本建设项目档案资料的管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理，工程维护和改建扩建中的作用，根据国家档案局关于《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发r199814号)及《建设项(工程竣工档案验收办法的通知)(国档发1199218号)参照其他省(区)的管理办法，结合我区的实际情况，特制定本办法．

    一、档案资料列入基建项目管理

    邮政基本建设项目档案资料工作是整个项目管理的重要组成部分，应列入项目建设管理序列，必须与项目建设同步进行。

    (一)项目档案资料工作应列入邮政基本建设项目管理工作制度和工作程序，作为基本建设工作的组成部分。

    (二)基本建设单位应把项目档案资料工作列入工作计划，作为正式任务落实到项目进度计划中去。

    (三)项目档案资料的形成，积累、整理和归档工作应纳入工程技术(管理)人员的岗位责任制，将其明确列入工作范围，并作为考核的依据。

    (四)建设单位在项目申请立项时，即应配备档案资料管理人员，大的项目应有一位负责人分管档案资料工作，并设有安全的保管房间和足够的装具，所需费用在工程费用中列支．

    (五)项目档案资料管理人员(或档案管理员)应参加设备开箱，清点登记随机资料，办理借阅手续，在项目建设全过程中负责全套档案资料的收集，积累、整理、立卷和归档工作。在项目竣工验收时，提供全套项目档案参加检查验收．

    (六)邮政基本建设档案资料的竣工验收工作在工程项目验收委员会(或领导小组)统一安排下进行．根据邮政基本建设工程分级管理的原则，省管工程由区邮政局档案馆和工程建设处会同建设单位档案部门及地方档案部门组织验收．其它建设项目,由建设单位档案部门会同地方档案部门验收.

    (七)建设单位在与施工单位签订施工合同时，要把竣工图的编制审核、交接、验收列入合同内容．合同中应明确竣工图、建筑材料试验报告、隐蔽工程验收记录、等资料齐全与完整．未按合同要求提交合格的竣工图和竣工技术文件资料，不能算完成了施工任务，工程不能验收．

    (八)工程在预验收后，对存在的问题和所缺的图纸、文件资料，建设单位应会同有关单位提出整改意见，具体落实到有关单位与责任人，限期进行整改与补制。如限期仍不改进的，应追究其责任，视情节轻重给予批评或处罚。

    二、档案资料的管理

    邮政基本建设项目档案资料产生于项目建设的全过程，它的全套档案资料包括基建、设备两大类的文件、图纸、图表，声像、照片等。

    (一)  文件材料

    1、本单位行文：行文必须按《国家机关公文格式》及公文处理办法进行，法律性手续齐全．

    2、外来文：项目建设的依据性、基础性及管理性文件，特别是订购合同或协议，商检、索赔、征用土地等资料，各类合同、协议、执照等法律性文件材料应复印多份，必备工程管理中使用，原件留存归档，一般不外借。对于项目建设全过程的文件资料要健全登记借阅手续，以防散失。

    3、工程施工合同，设计变更通知、原材料质保单、建筑材料试验报告、隐蔽工程验收记录、工程质量评定及度试运行记录等重要材料，严禁用易褪色的墨水和圆珠笔书写。对个别巳形成的应进行复印井一同归档。

    (二)  图纸、图表资料

    1、归档时必须有竣工图，竣工图必须图面清晰。竣工图的编制、质量要求等按国家档案局国档发[1992]8号

通知中的规定执行．

    2、竣工资料份数要求：省会(邮政生产指挥调度中心及枢纽工程一式四套，  区邮政局档案馆，城镇档案馆各一套，建设单位两套)．其他工程一式叁套(区邮政局档案馆一套，建设单位两套)。邮政通信一级干线工程一式四套(国家邮政局档案馆、区邮政局档案馆、建设单位，维护部门各一套)；  二级通信干线工程三套(区邮政局档案馆一套、建设单位两套)．

    3、对于引进设备的外文资料，应由工程管理部门负责对案卷题名和卷内章节等目录进行翻译，加入卷内目录和备考表，并有翻译者签名。引进设备资料不论通过何种渠道得到的有关资料，都要系统整理，交档案部门统一管理。

    (三)声像、照片资料

    1、项目建设从前期到建设以及竣工投产全过程都应建立声像照片资料以及文字说明。

    2、建设前期的拆迁征地自然景物，建设过程中的基础、主体结构，隐蔽工程等关键部位和重要会议、讲话都要录像、录音和拍摄照片，并要按要求将事由、时间，地点、人物、背景、作者等全部内容系统准确整理归档。

    三、档案资料的验收

    (一)建设工程项目档案的验收是工程验收的重要组成部分。须与建设项目的单项工程验收、初步验收、竣工验收同步进行。即：工程开始与档案工作同步；工程建设过程与档案同步；工程竣工验收与档案同步，如果工程规模大，产生的档案资料多，也可在工程初验后，竣工验收前进行档案资料的预验收。

    (二)建设工程项目档案验收时，档案须完整、准确、系统，案卷质量应符合归档要求。

    (三)建设工程项目档案验收的步骤方法：

    1、验收准备

    由建设单位工程管理部门会同设计，施工单位整理汇总全部建设工程项目竣工资料和有关文件，装订成册，分类编目。

    2、初步验收  

    在建设工程项目验收委员会或验收领导小组统一领导下，组成档案资料验收组，由档案行政管理部门、主管部门的档案机构和建设单位。生产(使用)单位、质量检查部门、设计、施工等单位的人员组成，按验收程序对档案资料进行审查、验收。

    档案资料的初验要形成书面报告，内容包括：建设工程项目档案的组织管理，文件材料的形成、收集，整理、立卷归档和竣工档案材料情况(包括竣工图的编制及质量)、存在的问题、整改要求。整改条款要落实到相关单位，并限期完成。建设单位档案部门要负责督促，检查。

    3、竣工验收 

    档案资料验收组根据初验或预验报告，对建设工程项目档案进行检查评估后，将结论性意见向验收委员会或验收领导小组汇报。建设工程项目竣工验收结论中要有关于档案情况评价，竣工验收证书上须有档案验收负责人签字。

    4、验收检查范围视建设工程项目规模和案卷数量确定，案卷总数在300至500卷(含500卷)以上的，抽查15％；案卷总数在300至500卷的(含300卷)，抽查30％；案卷总数在100至300卷的(合100卷)抽查50％；100卷以下的全部检查。

    (四)档案不完整、不准确，没有编制竣工图的，主管部门不得批准验收，不能评定全优工程；档案部门未出据有关证明，建设单位不得办理工程结算或拒付相应的款项。

    (五)档案资料未能通过验收的，档案资料验收组频向验收委员会或验收领导小组提出建设工程项目不予验收的书面报告．

    四、档案资料归档要求

    (一)邮政基本建设项目档案资料的归档范围：按国家档案局，国家计委联合发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发1198814号)执行．

    (二)邮政基本建设项目档案资料必须真实地反映项目建设和管理内容，归档的文件材料是原件和正本，各种文件、图纸资料(特别是竣工图和技术文件)签署手续必须完备，设计变更，修改标记一目了然，符合规范要求。

    (三)建设项目竣工都要由建设单位的项目管理部门编写工程简介，全套归档的工程项目档案要经分管领导审该认定。

    (四)归档的建设项目档案，档案管理人员要按分类细则进行整理、立卷，并按规定在竣工验收后三个月内将工程项目档案一套移交区邮政局档案馆，对于不按规定时限和质量要求移交的，应按照《中华人民共和国档案法》第二十四条依法追究其法律责任。

    本条款适用于一九九九年以来的建设项目。

    五、本办法自印发之日起执行。